Bezwaar- en Klachtenregeling Nederlandse Academie voor Psychotherapie

 

Inhoud

Bezwaar- en Klachtenregeling Nederlandse Academie voor Psychotherapie. 1

  1. Inleiding. 3
  2. Doel en uitgangspunten. 3
  3. Begripsbepalingen. 3
  4. Bejegening. 3
  5. Ongewenst gedrag. 3
  6. Indiening melding of klacht 4
  7. Klachtbehandeling. 5

7.1 De werkwijze van de klachtencommissie. 5

7.2 De klachtenprocedure. 5

  1. Klachten van De Academie naar studenten. 5
  2. Vertrouwelijkheid en afhandeling. 6
  3. Openbaarheid. 6
  4. Recht om te weigeren. 6

 

 1. Inleiding

De klachtenregeling betreft het melden, de klachtbehandeling en de klachtregeling

Deze regeling treedt in werking op 05 juni 2022 en vervangt alle voorgaande bezwaren- en klachtenregelingen op academieniveau.

 

2. Doel en uitgangspunten

Het algemene doel van deze regeling is te voorzien in een uniforme laagdrempelige, zorgvuldige en transparante wijze van klachtbehandeling op Academieniveau en daarmede het verbeteren van de dienstverlening aan studenten binnen de Nederlandse Academie voor Psychotherapie. Uniformiteit is met name noodzakelijk om de rechtsgelijkheid op Academieniveau voor alle studenten te borgen.

 

3. Begripsbepalingen

Dit reglement verstaat onder:

  • De Academie: De Nederlandse Academie voor Psychotherapie, gevestigd aan de Klaprozenweg 123, 1033 NN Amsterdam Noord, NDSM terrein, gebouw Noordspot.
  • NNTC: de onafhankelijke klachtencommissie die namens de Nederlandse Academie de klachten afhandelt. De NNTC is een afdeling van de Nederlandse Federatie Gezondheidszorg (NFG) en is gevestigd op Boermarkeweg 50-B | 7824 AA | Emmen.
  • Student: Een persoon die deelneemt aan een opleiding, cursus of training bij De Nederlandse Academie mits de verschuldigde studentenbijdrage is betaald.
  • Klager: Iedere student die een melding of klacht ingevolge dit reglement indient.
  • Klacht: Een van een klager of diens gemachtigde afkomstig schriftelijk stuk, waaruit blijkt dat de klager zich niet kan verenigen met een besluit, bejegening, behandeling, dan wel nalaten van een handeling, waardoor de klager geacht kan worden rechtstreeks in zijn belang te zijn getroffen. De klacht zal met reden omkleed zijn eventueel voorzien van schriftelijke bewijsstukken.
  • Meldingsregeling

Indien er een probleem is dan kan de student dat melden bij De Nederlandse Academie. Een melding heeft als doel de goede orde binnen De Nederlandse Academie te handhaven. De melding betreft organisatorische redenen, examens, studenten of docenten. Bij een melding wordt er geen antwoord of reactie terugverwacht. De melding kan gedaan worden door sturen van een email aan info@academie-psychotherapie.nl

  • Klachtenregeling
  • Een klacht kan worden geuit als een student het niet eens is met de handelwijze van of binnen De Nederlandse Academie. De klacht dient schriftelijk (niet per e-mail) te worde ingediend bij: NNTC t.a.v. de klachtencommissie Nederlandse Academie voor Psychotherapie. Adres: Boermarkeweg 50-B 7824 AA Emmen.
  • Uiterlijk twee weken na binnenkomst van de klacht ontvangt de klager schriftelijk bericht.

N.B. Klachten waarvoor een aparte regeling en proceduremogelijkheid bij een commissie bestaat, dienen langs die lijn te worden afgehandeld. Zo kan een klacht die moet worden ingediend bij de Examencommissie of het college van beroep voor de examens, niet via deze onderstaande klachtenregeling onderwijs worden behandeld.

 

4. Bejegening

De Academie wil dat iedereen, zowel medewerkers als studenten, op een respectvolle, integere manier met elkaar omgaat en in een prettige en veilige omgeving kan werken of studeren. Als de leer-of werkomgeving door gedrag van anderen (medestudenten, docenten, collega’s, coördinatoren) negatief wordt beïnvloed, is het belangrijk om dit met hen te bespreken. Als dat niet helpt of als er drempels zijn om de ander direct aan te spreken, zijn er verschillende mogelijkheden om dit binnen de organisatie aan te kaarten, bijvoorbeeld door middel van een melding, klacht in te dienen bij de vertrouwenspersoon of door een formele klacht in te dienen.

 

5. Ongewenst gedrag

Onder ongewenst gedrag verstaan we gedraging, handeling of het nalaten van een handeling die als negatief ervaren lichamelijke, psychische of sociale gevolgen heeft. In ieder geval wordt hieronder begrepen intimidatie, seksuele intimidatie, discriminatie, agressie, geweld en pesten op de werkplek of in de studiesituatie.

  • Intimidatie: iedere vorm van verbaal, non-verbaal of fysiek gedrag dat als doel of gevolg heeft dat de waardigheid van een persoon wordt aangetast, de werk-of studieprestaties negatief worden beïnvloed of een onveilige werk-of studiesituatie wordt gecreëerd;
  • Seksuele intimidatie: iedere vorm van verbaal, non-verbaal of fysiek gedrag met een seksuele connotatie dat als doel of gevolg heeft dat de waardigheid van een persoon wordt aangetast, de werk-of studieprestaties negatief worden beïnvloed of een onveilige werk-of studiesituatie wordt gecreëerd;
  • Discriminatie: het zonder rechtvaardigingsgrond maken van onderscheid, het uiten van beledigingen of het gewelddadig optreden tegenmedewerkers of studenten wegens godsdienst, levensovertuiging, politieke gezindheid, ras, geslacht, genderidentiteit, seksuele gerichtheid, nationaliteit, burgerlijke staat, leeftijd, handicap of chronische ziekte of op welke andere grond dan ook;
  • Agressie en geweld: het psychisch, fysiek of verbaal lastig vallen, bedreigen of aanvallen van een medewerker of student;
  • Pesten: intimiderend gedrag met een structureel karakter van een of meerdere medewerkers of studenten tegen een of meer medewerkers of studenten;

Deze klachtenregeling heeft als doel een individuele medewerker of student middelen te verschaffen een voor hem/haar ongewenste situatie ten aanzien van ongewenst gedrag te beëindigen. Als ongewenst gedrag wordt aangekaart bij iemand anders dan een vertrouwenspersoon, biedt die persoon aan de melder een eerste opvang, maar wordt de melder voor verdere bijstand bij voorkeur doorverwezen naar een vertrouwenspersoon. Een vertrouwenspersoon verricht geen handelingen ten aanzien van een bepaalde melding zonder toestemming van de persoon door wie de vertrouwenspersoon is benaderd.

Een vertrouwenspersoon heeft in ieder geval tot taak:

  • fungeren als aanspreekpunt voor medewerkers en studenten die met ongewenst gedrag worden geconfronteerd;
  • opvangen, ondersteunen en indien nodig doorverwijzen naar deskundigen;
  • adviseren over eventueel te nemen stappen;
  • informeren over de in deze regeling beschreven klachtenprocedure en de daaruit voortvloeiende consequenties, voordat ter zake stappen worden ondernomen;
  • op verzoek van degene die de vertrouwenspersoon heeft benaderd proberen om door bemiddeling tot een oplossing van de ongewenste situatie te komen;
  • de melder op diens verzoek ondersteunen bij het indienen van een klacht of degene op wie de klacht betrekking heeft ondersteunen bij het opstellen van een reactie op de klacht;
  • de Academie en daarbij behorende andere relevante organisatieonderdelen gevraagd en ongevraagd adviseren op het gebied van preventie en bestrijding van ongewenst gedrag;

Een vertrouwenspersoon heeft voor zover dat noodzakelijk is voor de uitoefening van de bemiddelingstaak toegang tot alle organisatieonderdelen en alle relevante dossiers, waarbij de privacywetgeving in acht wordt genomen. De vertrouwenspersoon kan in dit kader met alle medewerkers of studenten gesprekken voeren.

 

6. Indiening melding of klacht

Een klacht is onder meer een wens tot verbetering, welke door een student expliciet onder de aandacht van de Academie wordt gebracht. Dit kan bijvoorbeeld gaan over computerfaciliteiten, onderwijsorganisatie, studeerbaarheid, bereikbaarheid van docenten, begeleiding en dergelijke.

Het specifieke doel is de student op korte termijn feedback te geven ten aanzien van de ingediende klacht, en ook op korte termijn de klacht zorgvuldig af te handelen.

Voor klachten betrekking hebbend op de opleiding waaraan de student studeert/is ingeschreven, is het eerste aanspreekpunt van de student in principe de betreffende coördinator. Dit is uiteraard niet het geval wanneer de coördinator zelf de aanleiding voor de klacht is. In dat geval kan de klacht rechtstreeks worden ingediend bij de directeur van de Nederlandse Academie voor Psychotherapie.

De coördinator is, in geval van klachten, voor studenten de eerste directe aanspreekpersoon en kan vanuit die rol vaak al direct de (oorzaak van de) klacht wegnemen. Daarnaast is het zo dat, wanneer de student niet tevreden is over de afhandeling van een klacht, hij altijd met zijn klacht bij de klachtencommissie van de Nederlandse Academie voor Psychotherapie terecht kan met de bedoeling een snelle oplossing voor de klacht te vinden.

 

7. Klachtbehandeling

Uitgangspunt is, dat de student met zijn klacht zich in eerste instantie richt tot zijn coördinator. De eerste activiteit van de coördinator is de klacht van de student aanhoren en vervolgens een gesprek aangaan over de afhandeling van de klacht. Het doel van het gesprek is tweeledig:

  1. Het is allereerst belangrijk dat de klacht van de student op de juiste wijze wordt behandeld en dat er goed naar zijn klacht wordt geluisterd.
  2. Vervolgens staat het zoeken naar een oplossing voor de klacht centraal. De coördinator geeft in de uitleg naar de student aan in welke richting de klacht mogelijk kan worden opgelost. Het is niet de bedoeling dat de coördinator de afhandeling van de klacht overneemt van de student.

De eerste mogelijke oplossing van de klacht is, dat de coördinator dusdanige uitleg kan geven over de oorzaak van de klacht dat de student tevreden is met deze uitleg en van verdere actie afziet. Er vindt in dit geval geen registratie van de klacht plaats.

Indien de klacht niet met behulp van de coördinator kan worden opgelost, wijst deze de student erop dat de student zijn klacht kan indienen bij de klachtencommissie. De coördinator deelt de student mee dat het noodzakelijk is dat de student de klacht op schrift zet en aangetekend via de post naar de klachtencommissie van de Academie stuurt.

 

7.1 De werkwijze van de klachtencommissie

De klachten worden behandeld door de NNTC. Dit is de onafhankelijke klachtencommissie die namens de Nederlandse Academie de klachten afhandelt. De NNTC is een afdeling van de Nederlandse Federatie Gezondheidszorg (NFG) en is gevestigd op Boermarkeweg 50-B | 7824 AA | Emmen.

  • De klachtencommissie wordt samengesteld door het NNTC.
  • De klachtencommissie zal bestaan uit drie leden. Twee leden zijn niet verbonden aan De Nederlandse Academie. Een van de twee onafhankelijke leden dient jurist te zijn. Het derde lid van de klachtencommissie zal zijn een docent van De Academie, niet zijnde een docent waartegen de klacht is ingediend.
  • De student ontvangt van de klachtencommissie binnen 4 weken na ontvangst van een klacht een bevestiging van de ontvangst daarvan. Een klacht wordt altijd vertrouwelijk behandeld.
  • De uitspraak van de onafhankelijke klachtencommissie wordt als bindend beschouwd.

 

7.2 De klachtenprocedure

  1. Klacht: De klager stelt de klacht zo duidelijk mogelijk op schrift en voorziet deze van zijn/haar naam adres en telefoonnummer. De klacht wordt ingediend bij NNTC. a. De NNTC, t.a.v. de klachtencommissie Nederlandse Academie voor Psychotherapie. Adres: Boermarkeweg 50-B 7824 AA Emmen.
  2. Melding: Deze via email worden doorgegeven via info@academie-psychotherapie.nl
  3. Bij een klacht: na uiterlijk twee weken ontvangt u bericht en wordt u op de hoogte gesteld van de verdere procedure.
  4. Bij een melding: er wordt geen reactie terugverwacht. Voorts neemt de klachtencommissie de klacht onmiddellijk in behandeling. In eerste instantie zal worden geprobeerd, in een mondeling overleg met de klager, tot een oplossing van het probleem te komen. Is de klager na dit mondeling overleg tevreden, dan wordt de klacht als afgehandeld beschouwd. Klachten worden geregistreerd en bewaard voor de termijn van 2 jaar.
  5. Blijft de klager ontevreden, dan zal de klachtencommissie binnen 4 weken een voorstel doen naar de klager, over hoe het instituut het probleem denkt op te lossen.
  6. Is de klager akkoord met de inhoud daarvan, dan wordt de klacht als afgehandeld beschouwd.
  7. Is de klager niet tevreden, dan zal de klachtencommissie wederom binnen vier weken een nieuw voorstel doen.
  8. Is de klager met deze inhoud akkoord, dan wordt de klacht als afgehandeld beschouwd.
  9. Is de klager opnieuw niet akkoord, dan heeft de klager de mogelijkheid om de klacht voor te leggen aan de bevoegd rechter.

 

8. Klachten van De Academie naar studenten

  1. Indien een docent of werknemer van De Academie een klacht heeft over een student, dan zal, na overleg met de klachtencommissie, een mondeling overleg met de betrokkene(n) plaats vinden.
  2. Leidt dit niet tot een oplossing of verbetering, of doet zich herhaling voor, dan zal de klachtencommissie de student hiervan, binnen één week, schriftelijk en aangetekend op de hoogte brengen. In deze schriftelijke benadering, zal de klachtencommissie de klacht nogmaals duidelijk maken aan de student, met het verzoek, om schriftelijk een voorstel te doen dat tot een oplossing zal leiden. Dit voorstel zal door de klachtencommissie en de eigenaren van De Academie beoordeeld worden. De student zal hier binnen twee weken schriftelijk bericht van ontvangen.
  3. Is de klachtencommissie tevreden, dan wordt de klacht als afgehandeld beschouwd. Is deze niet tevreden, dan zal ze de student verzoeken, wederom schriftelijk en aangetekend, binnen twee weken nogmaals een oplossing aan te dragen. Is de klachtencommissie tevreden, dan wordt de klacht als afgehandeld beschouwd.
  4. Leidt zulks niet tot het gewenste resultaat, dan heeft de klachtencommissie in overleg met de eigenaren van De Academie het recht, student(en), met onmiddellijke ingang, te weigeren voor de duur van de opleiding, en/of De Academie zal zich wenden tot de kantonrechter.
  5. Tijdens een klachtenprocedure naar een student, houdt De Academie zich het recht voor, om de student te schorsen. Pas als de procedure tot een bevredigende oplossing heeft geleid, kan de schorsing worden opgeheven.

 

9. Vertrouwelijkheid en afhandeling

  1. De Academie is eindverantwoordelijk voor een correcte en adequate behandeling van klachten en meldingen.
  2. De directie van De Academie heeft een aantal bevoegdheden gedelegeerd aan de NNTC.
  3. De Academie zorgt ervoor dat elke klacht altijd vertrouwelijk zal worden behandeld met respect voor de privacy voor de student.
  4. De student heeft ten alle tijden het recht om zijn/haar eigen klachtendossier in te zien.
  5. Indien de student een afschrift van het dossier wenst te ontvangen dan is De Academie gerechtigd om hiervoor een redelijke en billijke vergoeding te vragen.
  6. De student heeft niet het recht om wijzigen aan te brengen dan wel passages, pagina’s of documenten te verwijderen c.q. te verzoeken om te verwijderen of aan te passen uit het klachtendossier.

 

10. Openbaarheid

  1. De Academie maakt dit klachtenreglement ter inzage middels de website van de Academie.
  2. De Academie stelt alle overige belanghebbenden op de hoogte van dit klachtenreglement.
  3. In de Algemene Voorwaarden (het opleidingscontract) staat de aanwezigheid van dit Klachtenreglement vermeld.

 

11. Recht om te weigeren

Een student heeft het recht om klachtenafhandeling door het NNTC te weigeren. In dat geval zal de student zich moeten voegen bij de Kantonrechter te Amsterdam.